Herken jij één van de bovenstaande situaties, dan zijn er wellicht ook binnen jouw onderneming bedrijfsprocessen die logischer, makkelijker of efficiënter kunnen. Bedenk eens wat het jouw bedrijf kan opleveren wanneer je automatisering van processen doorvoert en je daardoor een groot deel van deze tijd kunt steken in dingen waar je écht goed in bent. Bijvoorbeeld het verder ontwikkelen van je product, het verkopen van je dienst of aandacht besteden aan relaties met klanten.

Wel of niet bedrijfsprocessen automatiseren?

In de praktijk kan het best lastig zijn om jouw bedrijfsprocessen te veranderen. Je bent gewend geraakt aan de processen en collega’s zitten vast aan een bepaalde werkwijze. Wil je toch starten met bedrijfsprocessen automatiseren, bedenk dan welke automatisering het meeste oplevert. Maak hiervoor verschillende afwegingen.

Het ideale proces moet namelijk complex genoeg zijn om te kunnen profiteren van automatisering, maar tegelijkertijd ook simpel genoeg zijn, zodat dit door een tool geautomatiseerd kan worden. Daarnaast moet het proces ook zo belangrijk zijn, dat een automatisering daadwerkelijk iets oplevert. Klinkt ingewikkeld maar logisch tegelijk, niet?

Het zijn belangrijke overwegingen om erachter te komen welke automatisering van jouw bedrijfsprocessen de meeste impact zullen hebben.

De eerste stappen van automatisering

Je wilt bedrijfsprocessen automatiseren, maar waar begin je en hoe automatiseer je processen. Een goede eerste stap is om na te gaan welke werkzaamheden en/of bedrijfsprocessen er nu allemaal handmatig gebeuren. Maak hier een lijst van en omschrijf wat er precies wordt uitgevoerd en hoeveel tijd jij of je werknemers hieraan kwijt zijn per week. Waarschijnlijk geeft dit meteen een goed beeld van zaken en/of werkzaamheden die voor automatisering in aanmerking komen. Het persoonlijke contact met klanten kun en wil je misschien niet meteen automatiseren, maar je kunt wel een tool gebruiken die jou of hen herinnert aan de nog uit te voeren taken.

Pak de lijst er nog eens bij. Om een goede eerste stap te maken in de automatisering van bepaalde processen is het belangrijk te kijken naar wat het je oplevert wanneer je iets met deze elementen gaat doen. Bespaart het geld of kun je ervoor zorgen dat medewerkers met dezelfde uren meer werkzaamheden kunnen uitvoeren. Krijg je meer inzicht? Door inzicht te creëren in bepaalde bedrijfsprocessen of cijfers kun je een bedrijf beter sturen. Dit komt de groei weer ten goede, wat uiteindelijk zal zorgen voor meer omzet.

Samengevat: met welke procesverbetering kun je een eerste grote efficiëntie slag kunnen maken?

Hoe automatiseer je processen?

Om de automatisering te laten slagen, hoef je niet te beginnen met het meest complexe onderdeel. Dat is moeilijk en kost veel tijd. Begin met simpele taken, zaken die makkelijk te automatiseren zijn. Vraag de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze taken om met je mee te denken. Het zijn tenslotte hun werkzaamheden die jij gaat aanpassen. De meeste waardevolle feedback voor automatisering krijg je van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze specifieke taken.

Wat levert automatisering op?

Zodra je met het automatiseren van bedrijfsprocessen aan de slag gaat en de eerste automatiseringen erdoor zijn, merk je direct dat je meer tijd overhoudt voor andere dingen. Ineens kunnen medewerkers meer tijd besteden aan waar ze goed in zijn en waar ze blij van worden. Ook is er meer inzicht in data. Met slimme monitoring en dashboards houd je meer grip op de belangrijkste KPI’s binnen jouw bedrijf.

Voorbeelden bedrijfsprocessen automatiseren

Om je te inspireren geven we een paar voorbeelden van bedrijfsprocessen die je kan automatiseren:

• Registreren medewerkers hun eigen uren nog steeds op papier? Dat kan makkelijker! Een digitale urenkaart is makkelijk in gebruik, minder foutgevoelig en zorgt voor minder handwerk.
• Word je de hele dag door gebeld door klanten met vragen en/of problemen? Met een ticketsysteem kunnen klanten hun vragen onderbrengen in één portaal. Dat klinkt misschien onpersoonlijk, maar ook hier zijn mooie oplossingen voor!
• Neem je bestellingen nog aan per telefoon en worden hier vaak fouten in gemaakt? Een digitaal bestelsysteem kan je helpen. Zo heb je altijd iets om op terug te vallen.

Heb je één van bovenstaande punten met ‘ja’ beantwoord, dan kan een digitaal klantportaal inzicht geven in de producten of diensten die worden afgenomen. Klanten kunnen met een klantportaal zelf gemakkelijk de status van orders/projecten volgen of belangrijke documenten terugvinden.

Vrijblijvende analyse met onze business scan

De afgelopen jaren hebben we verschillende bedrijven geholpen met het in kaart brengen van hun bedrijfsprocessen, om vanuit daar mee te denken over hoe we hun bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk kunnen optimaliseren. Onze business scan is het startpunt: in een aantal sessies brengen we de bedrijfsprocessen in kaart en kijken we samen naar de mogelijkheden op het gebied van software. Na de business scan ontvang je van ons een vrijblijvend adviesrapport, dat handvatten biedt bij de verdere optimalisatie van processen.

Benieuwd hoe we jouw bedrijfsprocessen kunnen automatiseren, zodat je efficiënter, goedkoper en makkelijker kan werken? Klik hier voor de business scan!